In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die E-Mail Funktion nutzen können.
Voraussetzungen:
- vorhandener Account in unserem System
Anleitung:
Mit der E-Mail-Funktion wird für jeden Mandanten eine individuell zugeordnete E-Mail-Adresse generiert. So können Sie mehrere Rechnungen/Dokumente per E-Mail an Digitastic senden.
Wichtig: Bei mehreren Rechnungen in nur einer PDF-Datei ist eine Barcodetrennung nicht möglich.
In der Übersicht der E-Mail Funktion haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Sie können diese E-Mail-Adresse kopieren und neu generieren.
- Sie können eine neue E-Mail-Adresse / Domain hinzufügen. Weitere Informationen zur Neuanlage finden Sie hier.
- Mit der mehrfachen Auswahl kann die Bestätigungsmail aktiviert/deaktiviert und die Absender/Domains gelöscht werden.
Wenn Sie die E-Mail-Funktion nutzen möchten, dann gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie unter die E-Mail Funktion und wählen einen Mandanten aus.
Kopieren sie die E-Mail-Adresse neben dem Mandanten.
Gehen Sie zur E-Mail-App, von der die Rechnungen / Dokumente gesendet werden sollen, und fügen die kopierte E-Mail-Adresse in den Empfänger ein.
Damit Ihre Rechnungen den richtigen Belegtypen zugeordnet werden können, können Sie die Belegtypen vor die E-Mail-Adresse oder in den Betreff setzen.
Belegtyp vor die E-Mail-Adresse
Belegtyp im Betreff
Die Belege werden nach dem Versand dem Belegtyp automatisch zugeordnet und Sie erhalten eine Bestätigungsmail mit den Systeminformationen zu Ihrer E-Mail.
Achtung: Damit die Zuordnung Ihrer Rechnungen/Belege reibungslos funktioniert, müssen folgende Punkte beachtet werden:
- Im Betreff müssen Rechtschreibfehler vermieden werden (Namensgleichheit für Belegtypen/Ordner)
- Sie können den Namen des Belegtypen vor die E-Mail-Adresse von digitastic schreiben (Rechtschreibfehler vermeiden)
- Um Fehler zu vermeiden, können Sie die E-Mail-Adresse mit den Belegtypen als Kontakt speichern und diesen ''Kontakt'' immer wieder für die Versendung Ihrer Rechnungen/Belege per E-Mail verwenden.
- Wenn Sie keinen Anhang haben, wird die gesamte E-Mail in die Cloud hochgeladen und sie können sich die originale E-Mail mit der Abkürzung ''EML'' herunterladen.
- Folgende Datei-Typen werden akzeptiert: TIF TIFF CSV DOC DOCX DTA ODS ODT PDF RTF XLS XLSX ZIP tif tiff csv doc docx dta ods odt pdf rtf xls xlsx
Die nicht zugeordneten Rechnungen/Belege finden Sie unter Dokumente im Ordner ''E-Mail''.
Achtung: Sie können den Ordner ''E-Mail'' nur dann sehen, wenn Sie für diesen Ordner eine Benutzerberechtigung haben. Diesen können Sie sich von den Mandanten-/Kanzleiadmin holen.
